Como fazer uma fatura

Se você fizer qualquer tipo de freelancer, eventualmente precisará pedir dinheiro aos clientes. O faturamento é essencial - não faça isso, não seja pago. Neste artigo, discutiremos os recursos de uma boa fatura e forneceremos um exemplo de download.

Principais características de uma fatura

Há uma série de recursos importantes que sugiro que você inclua em suas faturas. Ser pago o mais rápido possível significa não deixar espaço para confusão por parte do cliente. Sua fatura deve ir direto ao ponto e não deixar espaço para interpretações.

"FATURA"
Sua primeira ordem de trabalho é garantir que o destinatário saiba exatamente que tipo de documento está vendo. A maioria das pessoas faz isso colocando a palavra “FATURA” no topo do documento em uma fonte tão grande que simplesmente não pode ser ignorada.

Data e Número da Fatura
Em seguida, inclua a data e um número de fatura exclusivo. A data permite que você e o cliente saibam exatamente quando a fatura foi enviada - uma referência útil se o pagamento estiver atrasado. Um número de fatura exclusivo permite que você faça referência específica ao documento em seus registros e nas comunicações com seu cliente.

O Microsoft Word possui um recurso de autotexto que permite inserir um campo de data em um documento. Este campo de data é então atualizado com a data de hoje sempre que o documento é aberto. Certifique-se de não incluir este campo de autotexto em nenhuma fatura que seja transferida digitalmente (e-mail, etc…) para um cliente. Não importa que sua fatura tenha seis semanas se o departamento de contabilidade vê a data de hoje toda vez que examina o arquivo.

O remetente
Inclua seu nome (ou o de sua empresa), endereço, número de telefone, endereço de e-mail e número de fax. Caso surjam problemas, não deve haver dúvidas sobre como entrar em contato com você.

O Destinatário
Inclua o nome e endereço da pessoa ou organização que está sendo cobrada. Você também pode incluir informações de contato por telefone e e-mail aqui.

Descrição do trabalho
Eu gosto de incluir uma breve descrição do trabalho em cada fatura – uma declaração geral descrevendo a atribuição englobada pelos itens de linha da fatura. O departamento de contabilidade pode não estar familiarizado com “serviços de desenvolvimento web”, “programação php” e “design gráfico”, mas uma breve descrição que diz “Projetar e desenvolver site para a campanha anual da Acme Company” deve responder a qualquer uma de suas perguntas.

Itens de linha
Agora para a carne e as batatas. Liste cada item separado pelo qual o cliente está sendo cobrado. Uma fatura típica contém uma quantidade, descrição, preço unitário e total de linha em cada linha. O total da linha é o preço unitário multiplicado pela quantidade.

Totais
Por fim, liste o valor total devido – a soma dos totais de cada linha. Se estiver incluindo impostos neste total, você também deve incluir uma caixa separada indicando quanto de imposto está sendo cobrado.

as letras miúdas

Um aspecto que omiti deste exemplo de fatura são as letras miúdas. Pode ser necessário incluir vários termos jurídicos na parte inferior de suas faturas. Essas letras miúdas podem incluir os termos específicos do contrato para o qual você está fornecendo uma fatura. Se isso for necessário, cabe a você incluir, pois (a) não sou advogado e (b) está muito além do escopo deste artigo.