วิธีสร้างใบแจ้งหนี้

หากคุณทำงานอิสระประเภทใดก็ตาม คุณจะต้องขอเงินจากลูกค้าในที่สุด การออกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งสำคัญ อย่าทำ อย่ารับเงิน ในบทความนี้ เราจะพูดถึงคุณลักษณะของใบแจ้งหนี้ที่ดีและให้ตัวอย่างการดาวน์โหลดแก่คุณ

คุณสมบัติที่สำคัญของใบแจ้งหนี้

มีคุณสมบัติหลักหลายประการที่ฉันแนะนำให้คุณรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ของคุณ การรับเงินโดยเร็วที่สุดหมายถึงการไม่ปล่อยให้ลูกค้าเกิดความสับสน ใบแจ้งหนี้ของคุณควรตรงประเด็นและไม่มีที่ว่างสำหรับการตีความ

"ใบแจ้งหนี้"
ลำดับแรกของธุรกิจของคุณคือต้องแน่ใจว่าผู้รับรู้ว่าพวกเขากำลังดูเอกสารประเภทใดอยู่ คนส่วนใหญ่ทำได้โดยการตบคำว่า "INVOICE" ที่ด้านบนของเอกสารด้วยแบบอักษรขนาดใหญ่จนไม่สามารถมองข้ามได้

วันที่และหมายเลขใบแจ้งหนี้
ถัดไป ใส่วันที่และหมายเลขใบแจ้งหนี้เฉพาะ วันที่จะแจ้งให้คุณและลูกค้าทราบว่าใบแจ้งหนี้ถูกส่งเมื่อใด ซึ่งเป็นข้อมูลอ้างอิงที่มีประโยชน์หากการชำระเงินของคุณล่าช้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันทำให้คุณสามารถอ้างอิงเอกสารในบันทึกของคุณโดยเฉพาะ และในการสื่อสารกับลูกค้าของคุณ

Microsoft Word มีคุณลักษณะข้อความอัตโนมัติที่ให้คุณวางช่องวันที่ในเอกสารได้ ฟิลด์วันที่นี้จะได้รับการอัพเดตด้วยวันที่ของวันนี้ทุกครั้งที่เปิดเอกสาร ตรวจสอบว่าคุณไม่ได้ใส่ฟิลด์ข้อความอัตโนมัตินี้ในใบแจ้งหนี้ใดๆ ที่โอนแบบดิจิทัล (อีเมล ฯลฯ...) ไปยังลูกค้า ไม่สำคัญว่าใบแจ้งหนี้ของคุณจะมีอายุหกสัปดาห์ หากแผนกบัญชีเห็นวันที่ของวันนี้ทุกครั้งที่ดูไฟล์

ผู้ส่ง
ใส่ชื่อ (หรือบริษัทของคุณ) ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรสาร หากมีปัญหาเกิดขึ้น ไม่ควรมีคำถามเกี่ยวกับวิธีติดต่อคุณ

ผู้รับ
รวมชื่อและที่อยู่ของบุคคลหรือองค์กรที่ถูกเรียกเก็บเงิน คุณอาจรวมข้อมูลติดต่อทางโทรศัพท์และอีเมลไว้ที่นี่

รายละเอียดงาน
ฉันต้องการรวมรายละเอียดงานสั้น ๆ ไว้ในใบแจ้งหนี้แต่ละใบ – คำสั่งแบบครอบคลุมที่อธิบายถึงการมอบหมายที่รายล้อมด้วยบรรทัดรายการของใบแจ้งหนี้ แผนกบัญชีอาจไม่คุ้นเคยกับ "บริการพัฒนาเว็บไซต์" "การเขียนโปรแกรม php" และ "การออกแบบกราฟิก" แต่คำอธิบายสั้นๆ ที่อ่านว่า "การออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์สำหรับแคมเปญประจำปีของ Acme Company" ควรตอบคำถามใด ๆ ของพวกเขา

รายการโฆษณา
ตอนนี้สำหรับเนื้อและมันฝรั่ง ระบุรายการแต่ละรายการที่ลูกค้ากำลังถูกเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งหนี้ทั่วไปประกอบด้วยปริมาณ คำอธิบาย ราคาต่อหน่วย และผลรวมของรายการในแต่ละบรรทัด ผลรวมของรายการคือราคาต่อหน่วยคูณด้วยปริมาณ

ผลรวม
สุดท้าย ระบุจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ – ผลรวมของผลรวมของแต่ละบรรทัด หากคุณรวมภาษีในยอดรวมนี้ คุณควรระบุช่องแยกต่างหากเพื่อระบุจำนวนภาษีที่ถูกเรียกเก็บ

การพิมพ์ที่ดี

แง่มุมหนึ่งที่ฉันละเว้นจากใบแจ้งหนี้ตัวอย่างนี้คือการพิมพ์แบบละเอียด คุณอาจจำเป็นต้องใส่กฎหมายต่างๆ ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ของคุณ การพิมพ์แบบละเอียดนี้อาจรวมถึงข้อกำหนดเฉพาะของสัญญาที่คุณจัดทำใบแจ้งหนี้ หากจำเป็น ก็ขึ้นอยู่กับคุณที่จะระบุ เนื่องจาก (ก) ฉันไม่ใช่นักกฎหมาย และ (ข) มันอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้