Come fare una fattura

Se fai qualsiasi tipo di freelance, alla fine dovrai chiedere soldi ai clienti. La fatturazione è essenziale: non farlo, non essere pagato. In questo articolo discuteremo le caratteristiche di una buona fattura e ti forniremo un esempio da scaricare.

Caratteristiche principali di una fattura

Ci sono una serie di caratteristiche chiave che ti suggerisco di includere nelle tue fatture. Essere pagati nel minor tempo possibile significa non lasciare spazio a confusioni da parte del cliente. La tua fattura dovrebbe andare dritta al punto e non lasciare spazio a interpretazioni.

"FATTURA"
Il tuo primo vero ordine del giorno è assicurarti che il destinatario sappia esattamente che tipo di documento sta guardando. La maggior parte delle persone lo fa schiaffeggiando la parola "FATTURA" nella parte superiore del documento con un carattere così grande che semplicemente non può essere trascurato.

Data e numero di fattura
Successivamente, includi la data e un numero di fattura univoco. La data consente a te e al cliente di sapere esattamente quando è stata inviata la fattura: un utile riferimento in caso di ritardo nel pagamento. Un numero di fattura univoco ti consente di fare riferimento specifico al documento nei tuoi registri e nelle comunicazioni con il tuo cliente.

Microsoft Word ha una funzione di testo automatico che ti consente di inserire un campo data in un documento. Questo campo data viene quindi aggiornato con la data odierna ogni volta che il documento viene aperto. Assicurati di non includere questo campo di testo automatico nelle fatture trasferite digitalmente (e-mail, ecc...) a un cliente. Non importa che la tua fattura sia vecchia di sei settimane se il reparto contabilità vede la data odierna ogni volta che controlla il file.

Il mittente
Includi il tuo nome (o quello della tua azienda), indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail e numero di fax. In caso di problemi, non dovrebbero esserci dubbi su come contattarti.

Il destinatario
Includere il nome e l'indirizzo della persona o dell'organizzazione a cui viene addebitata la fattura. È inoltre possibile includere informazioni di contatto telefonico ed e-mail qui.

Descrizione del lavoro
Mi piace includere una breve descrizione del lavoro in ogni fattura: una dichiarazione generale che descriva l'incarico compreso nelle voci della fattura. Il reparto contabilità potrebbe non avere familiarità con "servizi di sviluppo web", "programmazione php" e "design grafico", ma una breve descrizione che recita "Progettare e sviluppare il sito web per la campagna annuale dell'azienda Acme" dovrebbe rispondere a qualsiasi domanda.

Elementi riga
Ora per la carne e le patate. Elenca ogni articolo separato per il quale viene fatturato al cliente. Una tipica fattura contiene una quantità, una descrizione, un prezzo unitario e un totale di riga su ogni riga. Il totale della riga è il prezzo unitario moltiplicato per la quantità.

Totali
Infine, elenca l'importo totale dovuto, ovvero la somma dei totali di ciascuna riga. Se includi le tasse in questo totale, dovresti includere anche una casella separata che indichi l'importo delle tasse addebitate.

La stampa fine

Un aspetto che ho omesso da questa fattura campione è la stampa fine. Potrebbe essere necessario includere vari termini legali in fondo alle fatture. Questa stampa fine può includere i termini specifici del contratto per il quale stai fornendo una fattura. Se ciò è necessario, spetta completamente a te includerlo poiché (a) non sono un avvocato e (b) va ben oltre lo scopo di questo articolo.