Hoe maak je een factuur

Als je aan freelancen doet, zul je klanten uiteindelijk om geld moeten vragen. Facturering is essentieel - doe het niet, krijg niet betaald. In dit artikel bespreken we de kenmerken van een goede factuur en geven we je een voorbeelddownload.

Belangrijkste kenmerken van een factuur

Er zijn een aantal belangrijke kenmerken die ik u aanraad om op uw facturen op te nemen. Zo snel mogelijk betaald krijgen betekent geen ruimte laten voor verwarring bij de klant. Uw factuur moet direct ter zake komen en geen ruimte voor interpretatie laten.

"FACTUUR"
Uw allereerste taak is om ervoor te zorgen dat de ontvanger precies weet naar wat voor soort document ze kijken. De meeste mensen doen dit door het woord "FACTUUR" bovenaan het document te plaatsen in een lettertype dat zo groot is dat het eenvoudigweg niet over het hoofd kan worden gezien.

Datum & factuurnummer
Vermeld vervolgens de datum en een uniek factuurnummer. De datum laat u en de klant precies weten wanneer de factuur is verzonden - een handige referentie als uw betaling is vertraagd. Met een uniek factuurnummer kunt u specifiek naar het document verwijzen in uw administratie en in de communicatie met uw klant.

Microsoft Word heeft een autotekstfunctie waarmee u een datumveld in een document kunt plaatsen. Dit datumveld wordt vervolgens elke keer dat het document wordt geopend bijgewerkt met de datum van vandaag. Zorg ervoor dat u dit autotekstveld niet opneemt in facturen die digitaal (e-mail, enz…) naar een klant worden verzonden. Het maakt niet uit dat uw factuur zes weken oud is als de boekhoudafdeling elke keer dat ze het dossier bekijken de datum van vandaag ziet.

De afzender
Vermeld uw (of uw bedrijfs)naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en faxnummer. Mochten er zich problemen voordoen, dan mag er geen twijfel bestaan over hoe u met u in contact kunt komen.

De ontvanger
Vermeld de naam en het adres van de persoon of organisatie die wordt gefactureerd. U kunt hier ook telefoon- en e-mailcontactgegevens opnemen.

Functieomschrijving
Ik voeg graag een korte functiebeschrijving toe aan elke factuur - een algemene verklaring die de opdracht beschrijft die is opgenomen in de regelitems van de factuur. De boekhoudafdeling is misschien niet bekend met "webontwikkelingsservices", "php-programmering" en "grafisch ontwerp", maar een korte beschrijving met de tekst "Ontwerp en ontwikkel website voor Acme Company's jaarlijkse campagne" zou al hun vragen moeten beantwoorden.

Regelitems
Nu voor het vlees en de aardappelen. Maak een lijst van elk afzonderlijk item waarvoor de klant wordt gefactureerd. Een typische factuur bevat een hoeveelheid, een omschrijving, een eenheidsprijs en een regeltotaal op elke regel. Het regeltotaal is de eenheidsprijs vermenigvuldigd met het aantal.

Totalen
Maak ten slotte een lijst van het totale verschuldigde bedrag - de som van de totalen van elke regel. Als u in dit totaal belasting optelt, moet u ook een apart vak opnemen waarin staat hoeveel belasting er in rekening wordt gebracht.

De kleine lettertjes

Een aspect dat ik op deze voorbeeldfactuur heb weggelaten, is de kleine lettertjes. Het kan nodig zijn dat u onderaan uw nota's diverse juridische zaken opneemt. Deze kleine lettertjes kunnen de specifieke voorwaarden van het contract bevatten waarvoor u een factuur verstrekt. Als dit nodig is, is het geheel aan jou om op te nemen aangezien (a) ik geen advocaat ben, en (b) het buiten het bestek van dit artikel valt.