Fatura Nasıl Düzenlenir?

Herhangi bir serbest çalışma yaparsanız, sonunda müşterilerden para istemeniz gerekir. Faturalama çok önemlidir - yapmayın, ödeme almayın. Bu yazıda iyi bir faturanın özelliklerini ele alacağız ve size örnek bir indirme sunacağız.

Bir Faturanın Temel Özellikleri

Faturalarınıza eklemenizi önerdiğim bir dizi temel özellik var. Mümkün olan en kısa sürede ödeme almak, müşteri açısından herhangi bir kafa karışıklığına yer bırakmamak anlamına gelir. Faturanız doğrudan konuya gelmeli ve yoruma yer bırakmamalıdır.

"FATURA"
İlk iş emriniz, alıcının tam olarak ne tür bir belgeye baktıklarını bilmesini sağlamaktır. Çoğu kişi bunu, gözden kaçamayacak kadar büyük bir yazı tipiyle belgenin üst kısmına "FATURA" kelimesini ekleyerek yapar.

Tarih & Fatura Numarası
Ardından, tarihi ve benzersiz bir fatura numarasını ekleyin. Tarih, sizin ve müşterinin faturanın tam olarak ne zaman gönderildiğini bilmesini sağlar; ödemeniz geciktiğinde kullanışlı bir referanstır. Benzersiz bir fatura numarası, kayıtlarınızda ve müşterinizle iletişiminizde belgeye özel olarak atıfta bulunmanıza olanak tanır.

Microsoft Word, bir belgeye tarih alanı yerleştirmenizi sağlayan bir otomatik metin özelliğine sahiptir. Bu tarih alanı daha sonra belge her açıldığında bugünün tarihi ile güncellenir. Müşteriye dijital olarak gönderilen (e-posta vb.) faturalarda bu otomatik metin alanına yer vermediğinizden emin olun. Muhasebe departmanı dosyaya her baktığında bugünün tarihini görüyorsa, faturanızın altı haftalık olmasının bir önemi yoktur.

gönderen
Kendinizin (veya şirketinizin) adını, adresini, telefon numarasını, e-posta adresini ve faks numarasını ekleyin. Sorun çıkması durumunda, sizinle nasıl iletişime geçileceği konusunda hiçbir soru sorulmamalıdır.

Alıcı
Faturalandırılan kişi veya kuruluşun adını ve adresini ekleyin. Telefon ve e-posta iletişim bilgilerini de buraya ekleyebilirsiniz.

İş tanımı
Her faturaya kısa bir iş tanımı eklemeyi seviyorum – faturanın satır öğeleri tarafından kapsanan atamayı açıklayan bir genel ifade. Muhasebe departmanı “web geliştirme hizmetleri”, “php programlama” ve “grafik tasarım” konularına aşina olmayabilir, ancak “Acme Company'nin Yıllık Kampanyası için web sitesi tasarlayın ve geliştirin” şeklinde kısa bir açıklama, sorularına cevap vermelidir.

Satır Öğeleri
Şimdi et ve patates için. Müşterinin faturalandırıldığı her bir ayrı öğeyi listeleyin. Tipik bir fatura, her satırda bir miktar, açıklama, birim fiyat ve satır toplamı içerir. Satır toplamı, birim fiyatın miktarla çarpımıdır.

Toplamlar
Son olarak, ödenmesi gereken toplam tutarı listeleyin - her satırın toplamlarının toplamı. Bu toplama vergiyi dahil ediyorsanız, ayrıca ne kadar vergi alındığını gösteren ayrı bir kutu eklemelisiniz.

İnce Baskı

Bu örnek faturada atladığım bir husus, ince yazıdır. Faturalarınızın alt kısmında çeşitli yasal terimlere yer vermeniz gerekebilir. Bu ince yazı, faturasını sağladığınız sözleşmenin belirli şartlarını içerebilir. (a) Ben bir avukat değilim ve (b) bu makalenin kapsamını çok aştığı için, bu gerekliyse eklemek tamamen size kalmış.