Cara Membuat Invois

Jika anda melakukan apa-apa jenis pekerjaan bebas, anda akhirnya perlu meminta wang daripada pelanggan. Penginvoisan adalah penting — jangan lakukannya, jangan dibayar. Dalam artikel ini, kami akan membincangkan ciri invois yang baik dan memberi anda contoh muat turun.

Ciri-ciri Utama Invois

Terdapat beberapa ciri utama yang saya cadangkan anda sertakan dalam invois anda. Mendapat bayaran secepat mungkin bermakna tidak meninggalkan sebarang ruang untuk kekeliruan di pihak pelanggan. Invois anda hendaklah terus kepada intipati dan tiada ruang untuk tafsiran.

“INVOIS”
Pesanan perniagaan pertama anda adalah untuk memastikan penerima mengetahui dengan tepat jenis dokumen yang mereka lihat. Kebanyakan orang melakukan ini dengan menampar perkataan "INVOIS" di bahagian atas dokumen dalam fon yang begitu besar sehingga tidak boleh diabaikan.

Tarikh & Nombor Invois
Seterusnya, sertakan tarikh dan nombor invois unik. Tarikh membolehkan anda dan pelanggan mengetahui dengan tepat bila invois dihantar — rujukan berguna jika pembayaran anda ditangguhkan. Nombor invois unik membolehkan anda merujuk secara khusus dokumen dalam rekod anda, dan dalam komunikasi dengan pelanggan anda.

Microsoft Word mempunyai ciri autoteks yang membolehkan anda meletakkan medan tarikh dalam dokumen. Medan tarikh ini kemudiannya dikemas kini dengan tarikh hari ini setiap kali dokumen dibuka. Pastikan anda tidak memasukkan medan autoteks ini dalam mana-mana invois yang dipindahkan secara digital (e-mel, dll...) kepada pelanggan. Tidak kira invois anda berusia enam minggu jika jabatan perakaunan melihat tarikh hari ini setiap kali mereka melihat fail.

Pengirim
Sertakan nama, alamat, nombor telefon, alamat e-mel dan nombor faks anda (atau syarikat anda). Sekiranya masalah timbul, tidak perlu ada persoalan tentang cara menghubungi anda.

Penerima
Sertakan nama dan alamat orang atau organisasi yang sedang dibilkan. Anda juga boleh memasukkan maklumat hubungan telefon dan e-mel di sini.

Deskripsi kerja
Saya suka menyertakan huraian kerja ringkas dalam setiap invois – penyata menyeluruh yang menerangkan tugasan yang diliputi oleh item baris invois. Jabatan perakaunan mungkin tidak biasa dengan "perkhidmatan pembangunan web", "pengaturcaraan php" dan "reka bentuk grafik", tetapi penerangan ringkas yang berbunyi "Reka bentuk dan bangunkan tapak web untuk Kempen Tahunan Syarikat Acme" harus menjawab sebarang soalan mereka.

Item Baris
Sekarang untuk daging dan kentang. Senaraikan setiap item berasingan yang pelanggan sedang dibilkan. Invois biasa mengandungi kuantiti, perihalan, harga unit dan jumlah baris pada setiap baris. Jumlah baris ialah harga unit didarab dengan kuantiti.

Jumlah
Akhir sekali, senaraikan jumlah amaun yang perlu dibayar – jumlah keseluruhan bagi setiap baris. Jika anda memasukkan cukai dalam jumlah ini, anda juga harus memasukkan kotak berasingan yang menunjukkan jumlah cukai yang dikenakan.

Cetakan Halus

Satu aspek yang saya telah tinggalkan daripada sampel invois ini ialah cetakan halus. Anda mungkin perlu memasukkan pelbagai undang-undang di bahagian bawah invois anda. Cetakan halus ini mungkin termasuk syarat khusus kontrak yang anda berikan invois. Jika ini perlu, terpulang kepada anda untuk memasukkannya kerana (a) saya bukan peguam, dan (b) ia berada di luar skop artikel ini.