Jak wystawić fakturę

Jeśli zajmujesz się jakimkolwiek freelancingiem, w końcu będziesz musiał prosić klientów o pieniądze. Fakturowanie jest niezbędne — nie rób tego, nie zarabiaj. W tym artykule omówimy cechy dobrej faktury i udostępnimy próbkę do pobrania.

Kluczowe cechy faktury

Istnieje kilka kluczowych funkcji, które sugeruję uwzględnić na fakturach. Otrzymanie zapłaty tak szybko, jak to możliwe, oznacza, że klient nie ma miejsca na dezorientację. Twoja faktura powinna trafiać od razu do sedna i nie pozostawiać miejsca na interpretację.

"FAKTURA"
Twoim pierwszym zadaniem jest upewnienie się, że odbiorca dokładnie wie, na jaki rodzaj dokumentu patrzy. Większość ludzi robi to, umieszczając słowo „FAKTURA” na górze dokumentu czcionką tak dużą, że po prostu nie można jej przeoczyć.

Data i numer faktury
Następnie podaj datę i unikalny numer faktury. Data pozwala Tobie i klientowi dokładnie wiedzieć, kiedy faktura została wysłana — przydatne odniesienie, jeśli Twoja płatność jest opóźniona. Unikalny numer faktury umożliwia odniesienie się do dokumentu w dokumentacji oraz w komunikacji z klientem.

Program Microsoft Word ma funkcję autotekstu, która umożliwia umieszczenie pola daty w dokumencie. To pole daty jest następnie aktualizowane dzisiejszą datą za każdym razem, gdy dokument jest otwierany. Upewnij się, że nie umieszczasz tego pola autotekstu na żadnych fakturach przesyłanych cyfrowo (e-mail, itp.) do klienta. Nie ma znaczenia, że Twoja faktura ma sześć tygodni, jeśli dział księgowości widzi dzisiejszą datę za każdym razem, gdy przegląda plik.

Nadawca
Podaj swoje imię i nazwisko (lub nazwę firmy), adres, numer telefonu, adres e-mail i numer faksu. Jeśli pojawią się problemy, nie powinno być wątpliwości, jak się z Tobą skontaktować.

Odbiorca
Podaj imię i nazwisko oraz adres osoby lub organizacji, która ma zostać obciążona. W tym miejscu można również zawrzeć dane kontaktowe telefonu i adresu e-mail.

Opis pracy
Lubię dołączać do każdej faktury krótki opis stanowiska – zbiorcze zestawienie opisujące zlecenie objęte pozycjami faktury. Dział księgowości może nie być zaznajomiony z „usługami tworzenia stron internetowych”, „programowaniem php” i „projektowaniem graficznym”, ale krótki opis, który brzmi: „Projektowanie i tworzenie witryny internetowej dla corocznej kampanii firmy Acme” powinien odpowiedzieć na każde z ich pytań.

Elementy zamówienia
Teraz mięso i ziemniaki. Wymień każdą osobną pozycję, za którą klient jest rozliczany. Typowa faktura zawiera ilość, opis, cenę jednostkową i sumę wierszy w każdym wierszu. Suma wiersza to cena jednostkowa pomnożona przez ilość.

sumy
Na koniec wypisz całkowitą należną kwotę – sumę kwot z każdej linii. Jeśli uwzględniasz podatek w tej sumie, powinieneś również dołączyć osobne pole wskazujące, ile podatku jest naliczany.

Drobnym drukiem

Jednym z aspektów, który pominąłem w tej przykładowej fakturze, jest drobny druk. Może być konieczne umieszczenie różnych pism prawnych na dole faktur. Ten drobny druk może zawierać szczegółowe warunki umowy, za którą dostarczasz fakturę. Jeśli jest to konieczne, uwzględnienie tego zależy całkowicie od Ciebie, ponieważ (a) nie jestem prawnikiem i (b) wykracza to daleko poza zakres tego artykułu.