Kostenlose Spesenabrechnungsvorlage in Excel und PDF

Eine Vorlage für eine Spesenabrechnung ist für jedes Unternehmen unerlässlich, in dem Mitarbeiter reisen oder einfach nur eine Erstattung von Spesen im Allgemeinen beantragen. In diesem Artikel werden die Grundbausteine einer Spesenabrechnung beschrieben und Sie erhalten eine kostenlose Spesenabrechnungsvorlage zum Herunterladen.

Bausteine einer Spesenabrechnung

Wenn Sie Ihre Spesenabrechnung lieber selbst erstellen möchten, benötigen Sie einige notwendige Komponenten:

• Name und Kontaktinformationen der Person, die eine Rückerstattung beantragt.
• Ein Bereich zur Beschreibung des allgemeinen Geschäftszwecks, für den Ausgaben angefallen sind, z. B. „Reise nach San Jose, um Risikokapitalgebern eine Geschäftsidee vorzustellen“.
• Ein Raster zur Aufschlüsselung der Ausgaben. Grundlegende Felder für das Raster wären das Datum, die Beschreibung und der Betrag der Ausgabe.
• Die Gesamtsumme aller Ausgaben.

Viele Spesenabrechnungen enthalten zusätzliche Felder, die von Ihren Vorlieben, Ihrem Unternehmen und Ihren Buchhaltungsmethoden abhängen. Einige dieser zusätzlichen Felder sind:

• Ausgabenkategorien, z. B. Transport, Mahlzeiten und Trinkgelder, Unterhaltung.
• Kilometerstand protokolliert.
• Reiseziel.
• Wenn eine Zahlung im Voraus geleistet wurde, eine Aufschlüsselung dessen, was vom Unternehmen bezahlt wurde, getrennt von dem, was der Mitarbeiter als Erstattung beantragt.
• Felder, die nur für den Bürogebrauch bestimmt sind, z. B. Unterschrift der Person, die die Spesenabrechnung erhält, und Angabe, ob der Antrag genehmigt wurde oder nicht.
• Spesenabrechnungen lassen sich am besten in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsdokumenttyp erstellen, da der Mitarbeiter die Felder digital ausfüllen kann und das Einzeltabellenraster automatisch die Gesamtsumme berechnen lässt. Dadurch wird die Möglichkeit von Rechenfehlern verringert.

Vorlage für Spesenabrechnungen herunterladen

Unabhängig davon, ob Sie eine generische Vorlage verwenden möchten oder einen guten Ausgangspunkt für Ihr eigenes benutzerdefiniertes Format wünschen, können Sie gerne die folgenden Spesenabrechnungsvorlagen herunterladen:

• Excel-Spesenabrechnungsvorlage
• Vorlage für eine Spesenabrechnung im PDF-Format
• Öffnen Sie die Vorlage für die Spesenabrechnung im Büro

Die Formate Excel und Open Document eignen sich für jeden, der diese Berichte auf seinem Computer ausfüllt. Ich habe auch eine PDF-Version beigefügt, falls Sie einen Bericht ausdrucken und manuell ausfüllen müssen.